Avtal för företagskonto

Tjänstevillkor för LOBR

Parter. Avtalet ska ingås mellan företaget som registrerar kontot (Kunden) och den juridiska person som driver LOBR (Leverantören). Leverantörens fullständiga uppgifter ska fyllas i innan avtalet aktiveras.

Tjänsten. LOBR ger Kunden tillgång till projekt, tidregistrering, filer, anteckningar och stöd för att sammanställa dokument. Kundens administratör ansvarar för vilka personer som bjuds in och vilken information som läggs in.

AI-utkast och kontroller. Automatiskt framtagna texter är utkast. Kunden granskar fakta, behörighet och mottagare innan ett dokument används eller skickas. En genererad text är inte en utförd egenkontroll eller en ersättning för en kontroll som krävs enligt lag eller avtal.

Projektmaterial. Kunden behåller sina rättigheter till uppladdat material och ger Leverantören rätt att behandla det endast för att leverera tjänsten enligt avtalet. Kunden ansvarar för att ha rätt att ladda upp och dela materialet.

Pris och avtalstid. Val av paket, pris, fakturering, provperiod, uppsägning och eventuella begränsningar ska framgå tydligt vid beställning innan betalning eller bindning kan ske. Detta utkast skapar ingen betalningsskyldighet.

Avslut och data. Kunden ska få möjlighet att exportera sitt material. Tidsfrist, format och rutiner för radering efter avtalets slut ska fastställas innan villkoren aktiveras.

Ändringar och ansvar. Ändringar av väsentliga villkor ska meddelas i förväg och kräva nytt godkännande när det behövs. Ansvarsbegränsningar, support, drift och tvistlösning ska granskas och fastställas innan avtalet aktiveras.

Personuppgiftsbiträdesavtal

Roller och instruktioner. Kunden är normalt personuppgiftsansvarig för uppgifter i sina projekt. Leverantören är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifter endast enligt Kundens dokumenterade instruktioner och för att tillhandahålla LOBR, om inte lag kräver annat. Leverantören ska underrätta Kunden om en instruktion enligt Leverantörens bedömning strider mot dataskyddsregler.

Behandlingens omfattning. Lagring, visning, sökning, säkerhetskopiering och, på Kundens begäran, AI-stödd sammanställning av projektinformation. Uppgifter kan avse kontaktpersoner, anställda, underentreprenörer och andra personer som Kunden dokumenterar. Uppgiftstyper kan vara namn, kontaktuppgifter, arbetstid, foton och fritext. Behandlingen pågår under tjänsteavtalet och avvecklingsperioden.

Personal och säkerhet. Personer med åtkomst hos Leverantören omfattas av tystnadsplikt. Leverantören ska använda lämpliga tekniska och organisatoriska skydd, bland annat behörighetsstyrning, separering mellan kunder, krypterad överföring, säkerhetskopiering och rutiner för incidenter.

Underbiträden och överföringar. Leverantören får anlita underbiträden endast efter Kundens generella eller särskilda skriftliga godkännande och ska ålägga dem motsvarande dataskyddskrav. En aktuell lista med namn, tjänst och behandlingsland samt rutinen för invändningar måste publiceras före aktivering. Överföring utanför EU/EES kräver giltigt överföringsstöd.

Hjälp till Kunden. Leverantören ska, med hänsyn till behandlingens art, hjälpa Kunden med begäran från registrerade, säkerhetskrav, konsekvensbedömningar och incidenthantering. Misstänkta personuppgiftsincidenter ska rapporteras till Kundens angivna kontakt utan onödigt dröjsmål med tillgänglig information.

Avtalets slut och granskning. På Kundens val ska Leverantören återlämna eller radera personuppgifter när tjänsten avslutas, om inte lag kräver lagring. Leverantören ska tillgängliggöra information som behövs för att visa efterlevnad och möjliggöra rimlig granskning enligt artikel 28 GDPR. Tekniska detaljer, tidsfrister och kontaktvägar behöver fastställas i avtalsbilagor före aktivering.